معنی کلمه «سند» در فرهنگ های مختلف فارسی چنین آمده است، مدرک؛ نوشته؛ چیزی که بدان اعتماد کنند و از نظر حقوقی، سند، نوشته ای را گویند که وام یا طلب کسی را ثابت کند.
ماده 1284 قانون مدنی، سند را اینگونه تعریف می کند:
سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.
بر اساس ماده 1286 قانون مدنی، سند به دو نوع تقسیم می شود:
سند رسمی و سند عادی
سند رسمی نوشته ای است که بر وجود حقی به نفع یک شخص دلالت می کند و در قانون مدنی اینگونه تعریف می شود:
اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانون، تنظیم شده باشد، رسمی است.
سند عادی:
غیراز اسناد ذکر شده، سایر اسناد عادی است.
انواع سند رسمی از حیث ماهیت:
سند رسمی ماهیت، سند رسمی عمومی، سند ثبتی، سند رسمی محضری.
شرایط تنظیم و ثبت اسناد رسمی:
شرایط صدور سند به دو دسته تقسیم می شود: شرایط شکلی سند – شرایط ماهوی سند
شرایط شکلی سند
1- تنظیم سند بر روی اوراق رسمی چاپ؛ این اوراق توسط سازمان ثبت اسناد و املاک و در فرمهای مخصوص برای فرستادن سند رسمی تهیه و در اختیار دفاتر اسناد رسمی و دیگر اداره ها مانند شرکتها گذارده می شود و همه ی اسناد رسمی منحصرا باید در این اوراق و در دفاتر رسمی، تنظیم شوند.
2- یکی از شرایط کلی سند، لزوم تنظیم سند به زبان فارسی است.
3- داشتن تمبر؛ در هر برگ سند رسمی که در دفاتر رسمی و دیگر اداره های ثبتی تنظیم می شود، تمبر لحاظ می گردد.
4- پرداخت مالیات و عوارض قانونی و همچنین پرداخت حق التحریر و حق الثبت؛ طرفین تنظیم کننده سند باید تمامی مالیات ها و عوارض مشخص شده در قانون و همچنین حق التحریر و حق الثبت را که در قانون ثبت و دفاتر اسناد رسمی به آنها اشاره شده بپردازند. لذا هیچ یک از طرفین از پرداخت عوارض و مالیات و دیگر حقوق مربوطه معاف نیستند مگر در مواردی که قانون آنها را معاف از پرداخت نموده است.
5- ضرورت امضا و مهر؛ هر سند باید به امضا و مهر سردفتر رسیده باشد و چنانچه سندی فاقد مهر و امضای سردفتر باشد از رسمیت خارج می شود.6- تاریخ و شماره سند رسمی؛ در هر سند رسمی باید شماره سند و تاریخ تنظیم سند نوشته شود، زیرا تنظیم سند رسمی به منزله مثبت آن نیز می باشد. لذا شماره و تاریخ سند نیز باید در دفاتر مربوط به آن سند ثبت شود.
شرایط ماهوی سند
1- صلاحیت تنظیم کننده سند؛ سند باید توسط اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی و یا نزد ماموران رسمی، تنظیم شده باشد که صلاحیت تنظیم آن را داشته باشند. در غیر این صورت از اعتبار اسناد رسمی ساقط می شود.
2- طرفین معامله باید عاقل و بالغ و راشد باشند تا «اهل» محسوب شوند؛ همچنین هیچ یک از طرفین معامله نباید ممنوع المعامله باشند. اشخاص زیر محجور بوده و از لحاظ قانونی تصرف آنها در اموال و حقوق مالی شان ممنوع است:
صغار، اشخاص غیر رشید، مجانین.
مصادیق انواع سند
1- سند اجرایی؛ هر سندی که قدرت اجرایی داشته باشد، خواه اجرائیه دادگاه باشد یا سند رسمی لازم الاجرا که بدون حکم دادگاه قابل اجرا است و یا اسناد عادی که طبق قانون لازم الاجرا باشند، مانند چک. همچنین انواع اسناد رسمی که نزد سردفتران اسناد رسمی تنظیم شده است.
2- سند ذمه ای؛ ذمه به معنی تعهد است. سند ذمه ای حاکی از تعهد مدیران به پرداخت وجه نقد یا پرداخت جنس است.
3- سند رهنی؛ سندی است که دربرگیرنده ی عقد رهن بوده و بیشتر در رهن غیر منقول به کار می رود.
4-سند شرطی؛ سند رسمی که در برگیرنده ی بیع (دادوستد) شرط باشد، سند شرطی نامیده می شود. در این سند، بایع (فروشنده) با رد مثل ثمن (نرخ یا قیمت) که معمولا وجه نقد است و به قصد استقراض (قرض گرفتن) دریافت گردیده، حق فسخ معامله در مدت معین را دارد.
5- سند انتقال اجرایی؛ سندی را که بعد از مزایده ملک و حراج به موجب سند رسمی به برنده مزایده منتقل می شود، سند انتقال اجرایی می نامند.
6- سند مجعول؛ طبق ماده 523 قانون مجازات اسلامی جعل و تزویر عبارت است از ساختن نوشته یا سند یا ساختن مهر یا امضای اشخاص رسمی یا غیر رسمی، خراشیدن یا تراشیدن یا قلم بردن یا الحاق یا محو یا اثبات یا سیاه کردن یا تقدیم یا تاخیر تاریخ سند ثبت به تاریخ حقیقی یا الصاق نوشته ای به نوشته دیگر یا بکار بردن مهر دیگری بدون اجازه صاحب آن و نظایر اینها به قصد تقلب.
7- سند برائت؛ سند عادی یا رسمی که از طرف بستانکار یا قائم مقام او به مدیون داده می شود و حکایت از سقوط دِین او در مقابل بستانکار می کند.
8- سند مالکیت معارض؛ سند مالکیتی که نسبت به کل یا بعضی محدوده آن سند مالکیت دیگری قبلا صادر شده و از حیث تاریخ، موخر بر ثبت اولیه در دفتر املاک به ثبت رسیده باشد، سند مالکیت متعارض است.
9- سند رسمی کشتی؛گواهینامه ای است که از طرف سازمان بنادر و کشتیرانی بر طبق نمونه مخصوص در دو نسخه به نام «کشتی» تنظیم و صادر می شود.
10- رونوشت اسناد عادی؛ رونوشت سندی است که مطابقت آن با ثبت دفتر گواهی شده و به منزله اصل سند است.
11- اسناد تنظیم شده در خارج از ایران؛ اسنادی که در خارج از ایران تنظیم می شوند به دو دسته تقسیم می شوند:
الف – اسنادی که مامور رسمی ایران در حدود صلاحیت خود طبق مقررات و قانون ایران در خارج از ایران تنظیم می کند.
ب – اسنادی که به وسیله سایر مامورین کشورها در خارج از ایران تنظیم می شوند. اسناد مذکور مطابق قوانین کشور تنظیم کننده تنظیم می شوند و چنانچه واجد شرایط مذکور در ماده 1295 قانون مدنی باشند، در اداره های ایران پذیرفته می شوند.
12- سند تجاری؛ سندی است که تجار در معاملات تجاری رد و بدل می کنند. در معنی اخص سندی است که در قانون تجارت دارای عنوان خاص است مانند برات، سفته و چک.
حقوق عینی
«عین» عبارت از اموالی است که در خارج موجود می باشد و به وسیله حس لامسه می توان آن را لمس نمود مانند: میز، کمد، خانه، باغ و… . هنگامی که شخص مالک عین است برای او سه حق متصور است که عبارتند از: حق مالکیت، حق انتفاع و حق ارتفاق
حق مالکیت چیست؟
حق مالکیت از جمله اقتدارات مالک می باشد که به اعتبار آن می تواند همه گونه تصرف در ملک خود بنماید و از منافع آن بهره مند گردد. منابع عبارت از آن چیزی است که از اعیان (جمع عین) استفاده و به تدریج واصل می گردد مثل میوه درخت، سکونت در خانه، استفاده از شیر حیوانات اهلی و..
حق انتفاع چیست؟
ماده 40 قانون مدنی «حق انتفاع» را اینگونه تعریف می کند:
حق انتفاع عبارت از حقی است که به موجب آن شخص می تواند از ملکی که عین آن ملک دیگری است یا مالک خاصی ندارد، استفاده کند.
حقوق مذکور که شامل حق عمری و حق رقبی و حق سکنی می باشد از حقوق مالکان ملک می باشد که می توانند هنگام انتقال ملک به دیگری حقوق را برای خود یا منتفع یا شخص ثالث حبس نموده و از آن استفاده نمایند. چنانچه این حقوق استفاده از منافع ملک برای مدت عمر و تا زمانی که منتفع زنده است، باشد به آن «حق عمری» گویند و چنانچه منافع برای مدت معینی مثلا 5 سال حبس و حق استفاده از آن را باید خود و یا دیگری در نظر بگیرد به آن حق رقبی و اگر الزاما این حقوق برای سکونت باشد به آن حق سکنی می گویند.
حق ارتفاق چیست؟
ارتفاق حقی است برای شخص در ملک دیگری، هنگامی که شخص بتواند از ملک دیگری برای کمال استفاده از ملک خود بهره گیرد؛ مانند حق عبور و حق مجری.
ثبت حقوق ارتفاقی در آگهی های نوبتی ذکر نمی شود ولی باید در زیر آگهی ها قید کرد که حق ارتفاقی در موقع تعیین حدود در صورت مجلس منظور خواهد شد. کسانی که مدعی حق ارتفاقی در ملک مورد تقاضای ثبت می باشند یا بر حق ارتفاقی که متقاضی ثبت در ملک آنان برای خود قائل شده است، اعتراض داشته باشند می توانند ظرف مدت 30 روز از تاریخ تنظیم صورت مجلس تعیین حدود بر آن اعتراض نمایند. در اعتراض بر حقوق ارتفاقی، مجاورت شرط نیست، چون این حقوق ارتفاقی ممکن است نسبت به املاک غیر مجاور باشد.